Compras de Materiais

SOLICITAÇÕES DE COMPRAS DE MATERIAIS – REGRA GERAL

      O CFH possui um calendário interno, estabelecido com base no calendário disponibilizado pelo DCOM, no qual são estabelecidos períodos para solicitação de materiais de acordo com sua categoria. Os prazos correspondem aos períodos em que os departamentos deverão enviar seus pedidos ao setor de Compras da Direção do CFH.
      Sendo assim, para fins de planejamento e para que não se perca o período para envio das demandas, é necessária extrema atenção às categorias de materiais e seus prazos para solicitação.

O processo de compras envolve diversas partes, cada qual com responsabilidades específicas. Para visualizar melhor as tarefas de cada envolvido, a seguir listamos por tópicos os deveres de cada um, bem como a explicação para realização destes, quando necessário.

Responsabilidades dos requerentes:
– Enviar suas demandas ao seu respectivo Departamento;
– Especificar de forma detalhada os itens demandados;
– Efetuar, em conjunto com os departamentos, um planejamento das demandas. De forma geral, somente no ano seguinte à solicitação é efetuada a aquisição do material, sendo assim, é imprescindível o planejamento individual e por parte de cada departamento, a fim de que as atividades não sejam comprometidas por falta de material;
– Caso o item solicitado possua especificação complexa, recomenda-se que o próprio solicitante realize os orçamentos. Para mais instruções sobre a forma de obtenção e apresentação dos orçamentos o solicitante poderá entrar em contato com o setor de compras pelo e-mail:

Responsabilidades dos departamentos:
– Consolidar os pedidos dos requerentes vinculados ao seu departamento, realizando uma filtragem inicial.
– Enviar ao setor de compras a planilha de solicitações (Planilha – Material de Consumo ou Planilha – Material Permanente) com todos os campos preenchidos. Caso o bem ainda não esteja catalogado, as colunas Grupo e Material devem ficar vazias. Na coluna Descrição, o solicitante deverá informar detalhadamente a especificação do item que não está catalogado.

E-mail para envio das planilhas:


– Enviar juntamente com a planilha de solicitação de cada etapa, um memorando, conforme este modelo, assinado pela chefia do departamento, contendo justificativa detalhada para cada item solicitado.


– Atentar para os prazos de envio das planilhas e para os grupos de materiais de cada etapa. Não serão aceitos pedidos extemporâneos ou de grupos que não pertençam à etapa em questão.

Responsabilidades do setor de compras:
– Compilar os pedidos enviados pelos departamentos.
– Realizar, em conjunto com a Direção, a análise das solicitações, com a finalidade de ajustar os pedidos à realidade orçamentária do Centro, evitando assim, a motivação de processos licitatórios desnecessários.
– Enviar as demandas consolidadas do CFH ao DCOM e efetuar, no que lhe cabe, os trâmites administrativos necessários ao andamento do processo de compras.
– Acompanhar a situação dos itens licitados, efetuando a solicitação de empenho de bens conforme a situação orçamentária e o planejamento do Centro.
– Manter contato com fornecedores e receber os itens empenhados, destinando-os, posteriormente, aos solicitantes.
 

SOLICITAÇÕES DE COMPRAS – CASOS ESPECIAIS

De forma geral, todas as solicitações de compras seguem o calendário anual, com exceção dos bens de informática. Para esses bens deve-se encaminhar as demandas por meio do preenchimento do formulário deste link.